Мастер-класс Как ровно пришить файлы для папки с документами

Краткое содержание:

Как ровно пришить файлы для папки с документами

Сегодня я взялась переделать папку для документов моего сына. Она была одна из самых первых, можно сказать, я училась «об нее», поэтому она была не доведена до ума, не достаточно удобна, на мой личный вкус. Сильно перекраивать я ее не стала, а просто решила добавить в нее кармашек для СНИЛС, карман для анализов в поликлинику или паспорт (как пойдет, ведь лишний карман никому никогда не помешает) и пару файлов. Заодно я решила, что из этого может выйти небольшой мастер-класс или своеобразный лайфхак.

У многих возникают трудности с пришиванием файлов. Они скользят, сборят и работа выходит не аккуратной. Поэтому сегодня я поделюсь с вами, как я обхожу этот момент. Лично я прежде не встречала такой метод, поэтому, надеюсь, он будет вам полезен для создания ваших папочек.

1. Подложка для папки, куда мы будем пришивать файлы.

2. Собственно файлы. У меня их 2. Лучше файлы брать плотные, матовые, которые стоят 3 рубля за штучку. Тонкие для этого метода не подойдут, и вы сами поймете почему.

3. Тонкий двусторонний скотч. Он продается в магазинах для творчества.

4. Ножницы большие и маникюрные.

5. Швейная машина.

Новичкам удобнее всего брать бумагу с рисунком, где присутствуют полоски, квадратики или симметрично расставленные горошинки, чтобы было удобнее ориентировать по ним строчку. В иных случаях можно воспользоваться карандашом и линейкой. А ширину строчки мы контролируем с помощью специальных разметок на швейной машине. Так как отступ от края у нас небольшой — 0,4-0,5 см, я ориентируюсь по насечкам на лапке.

Приступаем. Отрезаем полоску от двустороннего скотча и аккуратно приклеиваем к внешней стороне первого файла немного наискосок, чтобы захватить большую его площадь, снимаем защитную пленку и приклеиваем к другому файлу. Так они не будут уже скользить, норовя расползтись в разные стороны. Сразу остановлюсь на этом моменте. Потому мы и взяли плотные файлы, так как, когда скотч будем удалять, на них не останется никаких следов. На тонких же собратьях очень большая вероятность появления «затяжек» как на обложках школьных тетрадей, если проводишь с силой по ним ногтем (все этим занимались 🙂

Далее закрепляем внутренние части файла между собой, чтобы и они не скользили при прошивании. Отрезаем полоски двустороннего скотча и крепим их к файлу с внутренней стороны. Снимаем защитную пленку. Хорошенько приминаем. Лечь должно сразу же хорошо и ровно. То же самое проделываем и со вторым файлом. Таким образом у нас получилась заготовка, которую мы и будем пришивать к подложке.

Теперь берем саму подложку, на которую мы заранее пришили все интересующие нас кармашки или один кармашек (на других папках у меня всего один большой карман), и приклеиваем к их внешним сторонам полоски двустороннего скотча.

Убираем защитную ленту и очень аккуратно (!) прикладываем нашу файловую заготовку, совмещая края подложки и края файлов.

Теперь самое интересное и ответственное занятие — пришиваем наши файлы к подложке на очень медленном ходу, даже на ручном, аккуратно придерживая руками весь наш «бутерброд».

Ура! Мы все прошили! Срезаем хвостики ниток маленькими ножничками, но не слишком коротко, ведь их надо будет спрятать!

Срезаем ножницами все лишнее. Удаляем скотч.

Завязываем хвостики ниток на изнаночной стороне подложки и «сажаем» их на двусторонний скотч, чтобы не мешались. Лишнее отстригаем.

Готово! Осталось только приклеить к папке!

Надеюсь, что вам было интересно!

До скорых встреч, красивых и качественных работ!

LiveInternetLiveInternet

  • Регистрация
  • Вход

Рубрики

  • ВЯЗАНИЕ (13)
  • Вязание для детей (13)
  • КУЛИНАРИЯ (4)
  • Домашние сладости (3)
  • Солёное тесто (0)
  • Мать и дитя (4)
  • РУКОДЕЛИЕ (9)
  • Вышивка (1)
  • Цветы (6)
  • СКРАПБУКИНГ (46)
  • ШИТЬЁ (4)
  • Шьём игрушки (2)

Поиск по дневнику

Подписка по e-mail

Постоянные читатели

Статистика

Мой МК: как ровно пришить файлы к папке для документов

Доброго времени суток, друзья!
Сегодня я взялась переделать папку для документов моего сына. Она была одна из самых первых, можно сказать, я училась «об нее», поэтому она была не доведена до ума, не достаточно удобна, на мой личный вкус. Сильно перекраивать я ее не стала, а просто решила добавить в нее кармашек для СНИЛС, анализы в поликлинику или паспорт (как пойдет, ведь лишний карман никому никогда не помешает) и пару файлов. Заодно я решила, что из этого может выйти небольшой мастер-класс или своеобразный лайф-хак. У многих возникают трудности с пришиванием файлов. Они скользят, сборят и работа выходит не аккуратной. Поэтому сегодня я поделюсь с вами, как я обхожу этот момент. Лично я прежде не встречала такой метод, поэтому, надеюсь, он будет вам полезен для создания ваших папочек.
Итак, приступим.
Вам понадобятся:
1. Подложка, куда мы будем пришивать файлы.
2. Собственно файлы. У меня их 2. Лучше файлы брать плотные, матовые, которые стоят 3 рубля за штучку. Тонкие для этого метода не подойдут, и вы сами поймете почему.
3. Тонкий двусторонний скотч. Он продается в магазинах для творчества.
4. Ножницы большие и маникюрные.
5. Швейная машина.
6. Тонкая игла.
Новичкам удобнее всего брать бумагу с рисунком, где присутствуют полоски, квадратики или симметрично расставленные горошинки, чтобы было удобнее ориентировать по ним строчку. А ширину строчки мы контролируем с помощью специальных разметок на швейной машине. Так как отступ от края у нас небольшой 0,4-0,5 см, я ориентируюсь по насечкам на лапке.

Приступаем. Отрезаем полоску от двустороннего скотча и аккуратно приклеиваем к внешней стороне первого файла немного наискосок, чтобы захватить большую его площадь, и приклеиваем к другому файлу. Так они не будут уже скользить, норовя расползтись в разные стороны. Сразу остановлюсь на этом момент. Потому мы и взяли плотные файлы, так как, когда скотч будем удалять, на них не останется никаких следов. На тонких же собратьях очень большая вероятность появления «затяжек» как на обложках школьных тетрадей, если проводишь с силой по ним ногтем (все этим занимались :)))

Далее, закрепляем внутренние части файла между собой, чтобы и они не скользили при прошивании. Отрезаем полоски двустороннего скотча и крепим их к файлу с внутренней стороны. То же самое проделываем и со вторым. Таки образом у нас получилась заготовка, которую мы и будем пришивать к подложке.

Теперь берем саму подложку, на которую мы заранее пришили все интересующие нас кармашки или один кармашек (на других папках у меня всего один большой карман), и приклеиваем к их внешним сторонам полоски двустороннего скотча.

Убираем защитную ленту и очень аккуратно (. ) прикладываем нашу файловую заготовку, аккуратно совмещая края подложки и края файлов.

Теперь самое интересное и ответственное занятие – пришиваем наши файлы к подложке на очень медленном ходу, даже на ручном, аккуратно придерживая руками весь наш «бутерброд».

Ура! Мы все прошили! Срезаем хвостики ниток маленькими ножничками, но не слишком коротко, ведь их надо будет спрятать!
Срезаем ножницами все лишнее. Убираем скотч.

Изготовление папки для документов без сшивания \ Скрапбукинг \ Мастер-класс

Завязываем хвостики ниток на изнаночной стороне подложки и «сажаем» их на двусторонний скотч, чтобы не мешались.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

adsp-pro-1

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2022 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

1

Видео — как правильно подшивать дела:

1

3 способа прошить документ

1

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

1

1

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

1

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

adsp-pro-6 1

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

2

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

2

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

2

2

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

2

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

Скрапбукинг/переплетный кожзам/папка для документов/своими руками

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

2

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

2

  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

2

  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

3

  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

3

3

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

3

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

3

37,

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

3

СОЗДАНИЕ И ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ФАЙЛОВ И ПАПОК

3

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

4

  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

4

  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

4

  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

4

  1. В крайний прокол с тыльной стороны

4

  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

4

  1. И соединяем концы нитки

4

  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

4

  1. Остается завязать нитку узлом

4

  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

50,0,0,0,0

5

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

5

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

5

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

55

Видео — образец сшивки документов через уголок:

5

Прямой эфир от 25 апреля по #СП_кожзам / Делаем папку для документов

5

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

h2

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

Почему торчат файлы из скоросшивателя. Решение

adsp-pro-2 60,0,0,0,0

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

6

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

6

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

6

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

6

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

6

Читайте статью о том, как пишется врио в документах — большими или маленькими буквами и в каких случаях применяется такое сокращение.

6

В каких случаях возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки.

Мастер-класс. Папка для документов из экокожи. Скрапбукинг. Scrapbooking.

6

6

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

7

Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которыми пользуются многие предприниматели.

7

Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать — ЗДЕСЬ >>>

74,

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей — ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется

Кажется, что тут такого – сшить документы? Но когда делаешь это в первый раз, почти всегда сталкиваешься с трудностями: то бумаги не складываются ровно, то иголка и шило не дырявят стопку. А еще ж и правила нужно знать! Чтобы не терять время зря, можно воспользоваться пошаговой инструкцией.

С чего начать?

Прежде чем прошить документы, нужно правильно их подготовить:

  1. Удалить скрепки и скобы. Наличие каких-либо металлических элементов в документации недопустимо.
  2. Отсортировать листы по датам, тематике, алфавиту или согласно требованиям организации.
  3. Внимательно пронумеровать их простым карандашом. На обычных листах цифры проставляются в правом верхнем углу, на фото, каратах, чертежах и схемах – на обратной стороне (вверху слева).
  4. Выровнять стопку. Если часть листов большого формата (карты, чертежи), проводится фальцовка. Документ складывают так, чтобы он не выходил за края стопки, но при этом его можно было в любой момент развернуть и просмотреть. Обычно лист собирают гармошкой, отступив от края 3 см.

Как сложить лист А2 в А4 подробно показано на видео:

Если номер страницы поставлен неправильно, его зачеркивают косой чертой и заверяют исправление надписью «исправленному верить», ставят подпись и печать. Пропущенный лист нумеруют буквой «а» (12, 12а, 13). Допускается до 5 ошибок в деле.

Общие правила

На сегодняшний день не существует четких инструкций насчет подшивки документов. Но есть общие правила:

  1. Документацию сшивают прошивными нитками, банковским шпагатом или лавсановой лентой. Они считаются самыми надежными. Даже если дело упадет, нити не порвутся.
  2. Шов всегда проходит по левой стороне.
  3. Отверстия должны быть симметричным и располагаться на удалении 1,5-2 см от края.
  4. Если один документ состоит из нескольких склеек, при нумерации ставится один номер, а в описи указывается количество склеенных листов. Например, «Стр. 10, карта-склейка на 3 листах».
  5. Также опись проводится, если на одном листе приклеены несколько документов (например, чеков). Тогда пишут: «Стр. 5 приклеено 5 чеков».
  6. Вставки, приклеенные только уголком, нумеруются как отдельные страницы.
  7. Подшивать письма нужно вместе с конвертом. Письмо достают из конверта. Нумерация ставится сначала на конверте, потом на письме.
  8. Для сдачи в архив оформляется обложка, а также заполняется листок с описью и листок заверителя.
  9. Один том может содержать до 150-250 листов.

Как заархивировать и разархивировать файл или папку

Сшивание документов не регламентируется нормативными актами. Но есть отдельные указания, как это делать. Они содержатся: ГОСТ 51141 по делопроизводству, Приказ Росархива от 23.12.2009, правила делопроизводства по прошиванию документов, разработанные ЦБ РФ и другими ведомствами.

Как можно прошить документы – способы

Способ прошивки зависит от места предоставления. Организации, которые требуют подавать документы в сшитом виде, обычно дают подробные указания на этот счет. Некоторые из них допускают использование папок-скоросшивателей и степлера. Другие принимают документы, только если они прошиты в определенное количество дырок, и имеют заполненный титульный лист.

Правильно ориентироваться на конкретные требования инстанции, в которые направляется пакет документов.

Некоторые бумаги, например, журнал учета трудовых книжек, архивные дела, нужно переплетать в твердую обложку. Ее продырявливают у корешка (переплета). После прошивки концы шпагата приклеивают к внутренней стороне обложки с помощью небольшого листка бумаги и опечатывают.

Документацию из нескольких листов обычно прошивают в 2-3 прокола. Большие дела для надежности нужно сшивать в 4-5 проколов.

Прошиваем документы в 3 дырки – схема

Самый распространенный способ прошивки документы – в 3 дырки. Схема очень простая, а процедура занимает минимум времени. Пошаговая инструкция:

  1. Берем пронумерованную стопку документов.
  2. Отступаем от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см от края листа.
  3. Проделываем первую дырку.
  4. Отступаем 3-5 см вверх, и делаем вторую дырку.
  5. Теперь от первой дырки отступаем 3-5 см вниз, и проделываем третью.
  6. Вставляем иголку с ниткой длиной 50-70 см в центральное отверстие с тыльной стороны.
  7. Направляем иголку с ниткой в третью дырку, затем – в первую, и снова в центральную.
  8. В результате оба конца нити должны встретиться.
  9. Убираем иголку, и завязываем узел максимально близко к бумаге.
  10. Оставляем концы длиной 7 см, а остальное обрезаем.

Мастер — класс. Папки для документов. Релиз. Скрапбукинг.

Чтобы было понятнее, как прошивать документы в три дырки, прилагаем схему:

Как сшить диплом в 3 дырки:

МК Папка для документов | Обучение скрапбукингу

Прошивка в 2 дырки

На первый взгляд, нет ничего проще, чем прошить документы в 2 прокола. Но на самом деле здесь тоже есть свои тонкости.

Чтобы документ не сминался при развороте и не распадался, при прошивке в два отверстия нужно выдержать расстояние 10 см от верхнего угла, и 6-10 см между проколами.

Как сшить документацию правильно:

  1. Складываем пронумерованные документы в ровную стопку.
  2. Прокалываем бумаги иголкой с ниткой с тыльной стороны, отступив от верха 10 см и края 1,5 см.
  3. Отмеряем 6-10 см вниз, прокалываем, и вытягиваем иголку на тыльной стороне.
  4. Теперь нужно повторить то же самое. Снова направляем иголку в первую дырку, а затем – во вторую. Получится двойное обвитие.
  5. Связываем нитки на узел. Если концы длинные, оставляем 7 см, а остальное обрезаем.

Схема:

Видео:

Прошивка в 4 дырки

В четыре дырки обычно прошивают дела перед сдачей в архив. Как подшивать документы для архива пошагово показано на видео:

Схема прошивки в 4 отверстия следующая:

  1. Сначала отрезают нить длиной 140 см и складывают пополам.
  2. Сверху и снизу стопки бумаг проделывают два отверстия, отступив от края 2 см.
  3. Еще 2 отверстия проделывают, отступив от верхнего и нижнего края по 10 см.
  4. Иголку с ниткой заводят во второе отверстие, затем в первое, снова во второе, в третье, в четвертое.
  5. Затем иголку снова возвращают в третье. Концы ниток связывают.

Прошивка в 5 дырок

Схему с 5 дырками используют в случаях, когда нужно сшить внушительный объем бумаг (уголовные дела, бухгалтерские документы и т. д.).

Прошивка в 5 дырок – это самый высокий уровень защиты.

Подробный МК / Органайзер для документов / Скрапбукинг

Документы сшивают согласно следующей схеме:

  1. Первое, центральное отверстие проделывают, отступив от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см вправо от края.
  2. Последующие 4 отверстия продырявливают с шагом 2 см (две дырки снизу от центральной, и две дырки сверху).
  3. Сшивать документацию начинают с центра. Иголку с нитью длиной 70 см вводят с тыльной стороны. Оставляют конец нитки 10 см (зажимают пальцем).
  4. Далее иголку направляют в соседнее отверстие сверху, затем дальнее. Иголка оказывается на лицевой стороне.
  5. Теперь шьют в противоположную сторону до конца ряда дырок. Иголка опять выныривает на лицевой стороне.
  6. Делаем 1 стежок в соседнюю дырку. Концы ниток встретились. Теперь можно их связать.

Чем делать дырки

Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:

  • Документ из нескольких страниц продырявливают толстой иголкой, в идеале прошивной. Обычная иголка может сломаться.
  • В небольшой стопке бумаг можно сделать дырки канцелярским шилом. Чтобы шило дырявило бумаги с легкостью, нужно заточить острие в виде 3-х или четырехгранника, и смазать его мылом.
  • В стопке среднего размера можно сделать отверстия дыроколом. Но тогда документацию лучше прошнуровать толстым шнурком или лентой.
  • Многостраничные дела можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях для прошивки дел имеются специальные станки.

Чтобы бумаги не разъезжались, нужно зафиксировать стопку зажимами для бумаг. Тогда делать дырки будет намного легче.

Что такое сшиватель для документов

Сшивателем называют специальный станок для прошивки документов – брошюровочно-переплетный. Устройства позволяют существенно сэкономить время на подготовке документов для сдачи в архив. Они с легкостью проделывают отверстия в стопках из 800-1000 листов, и одновременно продевают нить:

Популярные модели сшивателей для документов:

  • Yunger M168 (7 000-10 000 руб.);
  • Станок для архивного переплета вертикальный УПД Д (13 000-15 000 руб.);
  • Устройство P-600p (30 000 руб.).

Как заклеить документ сзади

После сшивки документы необходимо заклеить сзади листочком бумаги с заверяющей надписью. Несмотря на всю простоту, это самый ответственный этап. Именно к нему и сводится весь смысл проделанной работы.

Наклейка на задней стороне сшитого дела – это своеобразная пломба, навечно фиксирующая скрепленные листы. Важно, чтобы она хорошо держалась, перекрывала узел, и частично нити.

В организациях для опечатывания сшитых документов используют папирусную бумагу и канцелярский клей ПВА. Но можно взять и обычную офисную бумагу.

  1. Наклейка может иметь размеры от 3*5 см до 10*10 см.
  2. Можно распечатать ее на принтере с частично готовой надписью. Шаблоны выручают, когда приходится сшивать и заверять большое количество документов.
  3. Далее нужно вырезать листок нужного размера, намазать его ПВА клеем и приклеить сзади документа так, чтобы узел и часть нитей оказались закрыты.
  4. Дождаться высыхания клея.
  5. Подписать согласно образцу: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью (количество страниц цифрой) (количество страниц прописью) листов». Строчкой ниже: «Должность, подпись и Ф.И.О. заверяющего» (заполнить). Еще ниже: «Дата заверения или подписания документа» (заполнить).

В конце заверяющий ставит на наклейке свою подпись и печать. Важно, чтобы они выходили за пределы пломбы, то есть, попадали на лист документа.

Вот так должен выглядеть готовый прошитый документ сзади:

Заверять документы может предприниматель, подписант оригинала или лицо, получившее на это доверенность.

Вопросы и ответы

Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?

Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.

Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?

Да, но только в отдельных случаях. За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту). Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.

Какие документы сшивать обязательно?

Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли. Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.

Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов. Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе. Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.

Инструкция по сшиванию дел, листов и папок нитками собственноручно

Услышав слово «сшить» большинство людей вспоминает вещи: штаны, простынь, подушку, наволочку, куртку или даже мягкую игрушку. Мало кто догадывается, если, конечно, он не работник офиса, что сшивать можно еще и документы. Порой это намного важнее, чем сшить какой-то пододеяльник. Как известно, практически все организации и предприятия уже перешли на внутренний электронный документооборот при сотрудничестве с контрагентами и даже при сдаче налоговых деклараций на доходы и решений суда.

Вопреки всеобщей компьютеризации, бумажные документы все еще важны для юридических лиц. Чтобы бумаги не потерялись и не перепутались, их нужно сшивать. Несмотря на кажущуюся простоту процесса, он очень важен, поэтому всем нужно знать, как правильно сшить вручную документы, как подшивать дела. Об этом ниже.

Наличие папки из кожи или картона не освобождает от подшивания

Подшивка дела

Какие документы сшивают в делопроизводстве

Документы необходимо сшивать, чтобы они не были утрачены и подменены, а также из-за огромного количества документации их сшивают по необходимости, что помогает не запутаться.

Обычно прошиваются те документы, которые должны сдаваться в архивы, их отправляют в отчетность или же они имеют особую ценность владельца.

Перечень бумаг, которые необходимо сшивать в обязательном порядке:

  • Проверочные;
  • Архивные;
  • Бухгалтерские;
  • Кадровые.

Вот как правильно сшивать листы

МАСТЕР КЛАСС:Как сделать папку для документов своими руками

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Если прошивать документы классическим методом, то нужно иметь при себе такие материалы:

  • Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
  • Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
  • Ножницы и клей.
  • Дырокол.
  • Иглы различных размеров, нитки, шило, веревки или шпагат.

Памятка по подготовке и передаче документов в архив

В обычном случае документальные листы скрепляют нитками. Так соединяют маленькую по объему стопку бумаги. Для прошивки такого вида обычно пользуются иглой и канцелярским дыроколом, после чего нить закрепляют подписной наклейкой, обозначающей, что документация заверена. Чтобы скрепить много листов бумаги, используют плотную бечевку или шуруповерт.

Важно! Если есть возможность, стоит использовать специальные приборы, такие как станок для прошивки или переплетную машинку.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Существует несколько вариантов, как сшивать дела и документацию. Отличия между ними заключаются в том, что во всех способах разное количество отверстий и расстояние между ними.

В две дырки

Самый упрощенный способ. Он подойдет для бумаг, которые впоследствии не будут переданы на рассмотрение. Для этого необходимо сделать следующее:

  1. Распечатать и сложить листы по порядку;
  2. Использовать дырокол для образования небольших дыр;
  3. Продеть нить в дыры так, чтобы оставалось место для узелка на лицевой стороне;
  4. Из листа прошивки вырезать небольшой лист и приклеить его сверху узла так, чтобы концы нити выглядывали из-под него.

Как правильно прошить и опечатать документ

Важно! В случае если листа прошивки нет, следует из белой бумаги вырезать небольшой кусок размером 3 на 5 см, приклеить его и подписать «прошито и пронумеровано».

В три дырки

В начале намечаются места нужных отверстий, желательно посередине, если не требуется по-другому. Располагать дыры следует на одинаковом друг от друга расстоянии и по левому краю документации. После этого необходимо сделать следующее:

  1. Проделать иглой отверстие посередине левой стороны листа так, чтобы игла входила с обратной стороны, а выходила с лицевой.
  2. Сделать второй прокол. Игле необходимо входить с лицевой стороны, а выходить с изнаночной.
  3. Выполнить третье отверстие. Игла должна входить с обратной стороны, а выходить с лицевой.
  4. Еще раз вдеть иглу в первую дырку и связать узел, оставляя конец нити около 7 см.
  5. Наклеить лист прошивки.
  6. Подписать.

Если документы будут в стопке, они могут потеряться

В четыре дырки

Часто требуют подшивать в более чем 3 дырки. Возникает вопрос, как подшивать дела нитками в 4 дырки. Последовательность действий, если требуется разобраться, как шить дела в 4 дырки, такая:

  1. Выполнить иглой проделывание дырок;
  2. Просунуть иголку с изнаночной стороны через дырочку номер два;
  3. Просунуть нитки в первое отверстие справа;
  4. После игла отправляется в два отверстия справа;
  5. Затем игла отправляется в третью дырку справа;
  6. После чего происходит переход на левый протокол;
  7. Переход к третьему отверстию;
  8. Необходимо проделать вывод на обратную сторону и зафиксировать узлом.

В пять дырок

Этот метод используется редко. Обычно требуются варианты с 3-4 дырками. Повышение до 5 отверстий свидетельствует о том, что такая документация очень важна и требует строгой отчетности.

Алгоритм вдевания иглы зависит от номера дырки:

  • 3–4;
  • 4–5;
  • 5-4;
  • 4-3;
  • 3-2;
  • 2-1;
  • 1–2;
  • 2–3.
  • Последний этап — это фиксирование нити узлом.

Зафиксированные бумаги никуда не денутся

Особенности прошивки документов: дельные советы

Перед началом работы по прошиванию документов необходимо ознакомиться со всеми правилами и тонкостями, а также изучить стандартные требования по данной процедуре. Заверительный лист наклеивается на узел и нить, используя для этого клей-карандаш или ПВА. После этого на лист ставится подпись начальника учреждения, дата сшивки и печать предприятия.

Фиксация кончиков нити на подписную бумажку

Важно! Если имеются дополнительные листы документов, прикрепленные скобами или же подклеенные в углу, им также даются номера страниц, но в содержании это не упоминается.

Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание

Существует огромное количество различной документации, которые также требуется сшивать. В этот список входят фотографии, чертежи и диаграммы. Такие документы занимают всю площадь листа, и именно поэтому их следует нумеровать с обратной стороны. В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист.

Установка печати на подписную бумажку

Как пронумеровать листы

Перед началом нумерации листов требуется изучить несколько условий:

  • Нумерация выполняется от единицы, используются арабские цифры;
  • Если есть в наличии конверт с письмами, то вначале нумеруется именно конверт, а потом уже все остальные вложенные бумаги;
  • Когда к документации подшиты и другие бумаги, которые уже имеют нумерацию, их все равно требуется промаркировать по порядку;
  • Номера листов нужно ставить в верхнем правом углу на каждом листе, не повреждая текст документа;
  • Для описи нумерация не нужна;

Схема установки проколов

  • Листы нестандартного формата необходимо развернуть и только потом нумеровать в правом верхнем углу;
  • В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист;
  • Когда фотографии и справки наклеены только с одной стороны, их нумерация производится отдельно.

Дырокол — незаменимое средство при большом объеме документов

Как заверить прошитый документ

После завершения процедуры следует сделать заверительную надпись. Ее нужно оформить на отдельном листе и расположить на последнем листе уже готовых бумаг. Записка должна содержать количество всех пронумерованных страниц, которые были прошиты, а также описывать примечания о состоянии документов, возможных помарок или порванных листов. Надпись подписывает и заверяет глава организации, указывающий на ней свою должность и расшифровку поставленной подписи.

Заверительную надпись следует клеить на качественный клей, чтобы она оставалась надежной даже спустя большое количество времени. Также необходима печать, которая должна захватывать не только надпись, но и часть листа документа.

Лучший способ организовать свои файлы и папки

Сшивание документов — один из этапов организации порядка

Нормативные акты о прошивке документов

В некоторых случаях, например, при наличии дополнений, допускают использовать буквенную нумерацию. Важно помнить, что цифры ставятся в правом верхнем углу. По классике листы скрепляются нитью, если это небольшой объем бумаг. При таком способе пользуются дыроколом или иглой.

Доверительная наклейка не может быть наклеена за счет самоклеящего вещества и клея силикатного вида либо клея-карандаша. Кроме этих рекомендаций есть и ряд других отраслевых нормативных документов, которые устанавливают правила прошивки деловых бумаг.

Папка для документов МК нюансы

Схема устройства для сшивания документов с минимальным расходом ниток и резинок

Папка с файлами для документов / своими руками / Hand Made

Итак, рассмотрено, как правильно шить дела вручную иголкой с ниткой и сшить листы на 4 дырки и более. Научиться делать подшивку папок и прочих документов потайными швами не сложно.

Оцените статью
Скрапбукинг, вышивка, вязание и другие виды рукоделия